Stress Symbolisch

Die Eisenhower-Matrix – ein Analysetool für ein gelungenes Zeitmanagement

Arbeiten Sie wieder ohne Ende, nehmen die Aufgaben kein Ende oder will jeder etwas von Ihnen? Nehmen Sie genau unter die Lupe was von Ihnen verlangt wird.

Prioritäten setzten, aber wie?

Die Eisenhower-Matrix geht zurück auf Dwight D. Eisenhower, der die Matrix dazu verwendet hat seine To-Do-Listen zu priorisieren. Er stellte Überlegungen an wonach er die Aufgaben bewerten könnte, um sie möglichst objektiv zu katalogisieren und kam auf zwei Merkmale, die alle Aufgaben inne hatten: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Wichtigkeit gibt an ob die Aufgabe wirklich erledigt werden muss oder ob sie nicht so wichtig ist. Die Dringlichkeit bewertet die zeitliche Priorisierung, also wie bald etwas erledigt werden muss. Dieser Bewertung nach ergeben sich 4 Möglichkeiten eine Aufgabe einzusortieren:

  1. Wichtig und dringend
  2. Wichtig und nicht dringend
  3. Nicht wichtig und dringend
  4. Nicht wichtig und nicht dringend

Aufgezeichnet ergibt sich folgendes Bild

Priorisierung

Nicht wichtig

Wichtig

Dingend

3

1

Nicht dringend

4

2

Wann und wer?

Was Dringend und Wichtig ist, sollte tatsächlich sofort erledigt werden. Diese Aufgaben erlauben keinen Aufschub. Ein Aufschub dieser Aufgaben hat nur zu Folge, dass etwas Bedeutendes schief gehen könnte. Ein gutes Beispiel hierfür wären Aufgaben wie das Erstellen eines Angebots für einen Kunden oder die Abgabe einer terminierten Hausarbeit. Das muss direkt erledigt werden.

Wenn etwas wichtig ist, aber noch Zeit hat kann es zeitlich nach hinten verschoben werden, darf aber nicht aus dem Fokus geraten. Wenn der Kunde das Angebot ohnehin erst in zwei Wochen erwartet oder die Deadline der Hausarbeit später ist, kann man das getrost noch ein paar Tage schieben.

Was dringend ist aber nicht so wichtig muss bald erledigt werden, aber es ist eben nicht so wichtig. Gibt es nicht? Fragen sie Ihren Hund, der schon an der Hauswand zu schnüffeln beginnt oder Ihnen den Futternapf vor die Füße legt. Oder das Auto, das nicht willens ist ohne Kraftstoff auch nur noch einen Meter zu fahren, so aus Kulanz, weil Sie es immer pünktlich warten lassen. Die Frage die sich hier stellt ist nicht wann sie erledigt werden muss oder ob, sondern wer sie evtl. sonst noch erledigen könnte. Wenn nicht viel falsch gemacht werden kann, warum Fachressourcen verschwenden.

Was noch bleibt ist die Kategorie nicht wichtig und nicht dringend. Da stellt sich die Frage: Wie schnell können Sie diese Aufgabe vergessen.

Problematische Stellen

Ganz so einfach wie es sich hier darstellt, ist es natürlich nicht. Eine Schwierigkeit die sich hier ergibt ist die subjektive Wahrnehmung. Die Einordnung ob etwas wichtig ist oder nicht mag in manch einem Fall rein subjektiv sein. Fragen sie zunächst sich selbst: Was passiert, wenn das nicht geschieht? Sind die Folgen gravierend?

Wenn sie zu der Ansicht gelangen, dass es wichtig ist, aber die Aufgaben nicht weniger werden, fragen Sie sich was warten kann oder holen Sie sich Input von anderen. Nicht selten bewertet man als betroffene Person die Dinge wichtiger als sie mitunter sind.

Ein weiteres Problem könnte die Schwarz/Weiß-Sicht sein – man kann nur bewerten ob etwas dringend ist oder nicht. Ist es wichtig oder nicht. Dieses Problem scheint mir doch recht subjektiv, denn Dinge werden tatsächlich erledigt oder eben nicht. Es gibt zum Beispiel keinen Versuch, denn wenn Sie etwas versuchen oder ausprobieren, dann tun Sie es bereits. Im Grunde ist etwas wichtig oder unwichtig. Gibt es mehrere wichtige Dinge, die es zu erledigen gilt, so hat der Betroffene immer noch die Möglichkeit eine Hierarchie zu bilden, so dass eine eindeutige Priorisierung ersteht. Für mich ist die Eisenhower-Matrix eine gute Möglichkeit mehr Klarheit zu verschaffen.

 

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